みなさんこんにちは。G-genの鈴木ことすずたつです。
Google Workspaceにおいてオーナー権限というのをご存知でしょうか？
その名の通り、ファイルやフォルダのオーナー権限になるのですが、例えばそのオーナーがGoogle Workspaceから削除された場合など、オーナーが作成したドキュメントも一緒に削除されてしまいます。また、ファイルの変更履歴なども消えてしまうことがあるので、確実に実施する方法としては”オーナー権限を別のユーザーに移す”という作業が必要になります。
例えば退職者が出た場合等には必要になるので、ご活用ください。
それではその方法を簡単に説明していきます。
ユーザーが操作可能な場合(退職前など)
まだユーザーが退職しておらず、またファイル数も少ない場合には以下の手順で簡単に実施可能です。 ファイルを右クリック＞共有のメニューから編集者のプルダウンにてオーナー権限の譲渡にて操作可能です。
ただこちら、一個一個実施するのは相当めんどくさいですよね。退職者がでた。ということはおそらくファイルも多く存在すると思いますし。
では次項にて一括で譲渡する方法をお試しください。
一括でオーナー権限を付け替える方法(退職後など)
こちらの方法は管理者のみが実行できる方法になるのですが、管理メニューから以下のように選択いたします。 「アプリ」＞「Google Workspace」＞「ドライブとドキュメント」＞「オーナー権限の譲渡」
ここで譲渡前のユーザー、及び譲渡後のユーザーを入力することで、簡単に一括でオーナー権限を譲渡することが可能です。 今回は佐藤さんから鈴木さんに譲渡してみましょう。
上記操作を実施すると、以下の画面のように、佐藤さんが保持していたオーナー権限が、鈴木に譲渡されている。ということがわかるかと思います。
ただしここで注意なのが本操作が可能なのは同じ組織内で管理されているユーザーのみになりますので、別組織等に共有しているものに関してはオーナー権限を一括で変更することはできません。 こちらに関しては引き続きGoogleサポートを利用しつつ調査していきたいと思います。
今回の記事はライトにここまでとさせていただこうと思います。
追伸：11月29日にGoogle Cloud - Professional Collaboration Engineerを取得させていただきました。この件に関してはまた何かの機会で。
鈴木 達文 (記事一覧)
執行役員 COO ビジネス推進部 部長
基本、なんでも屋。主にビジネスの立ち上げや仕組みづくりが好き
日々、努力。日々、楽しむことを大事に
Professional Cloud Architect / Professional Workspace Administratorのみ保持していますがそろそろ失効してしまいそうな予感。
