G-gen ビジネス推進部の菊池です。
当社の働き方を紹介することで、みなさんの業務効率・コミュニケーション円滑化の一助になれば幸いです。

当社は社員全員が勤務地に縛られることなく、フルリモートで勤務しています。フルリモート勤務を可能としているのが、GoogleのコラボレーションツールであるGoogle Workspaceです。

Google Workspaceを活用することにより”協業型”の働き方を実践し、フルリモートの環境下においても常に繋がりを持ちながら業務を遂行しています。

当記事ではGoogle Meetをはじめ、Google Workspaceの各種ツールを用いて当社が実践しているWeb会議の準備や進め方から議事録の共有に至るまでをご紹介します。

Web会議の準備

Googleカレンダーをクリックし、会議の予定を入力します。タイトルに［社内］［社外］を入力するとスケジュールの判別がしやすくなります。「会議メモを作成」をクリックすると会議内容を反映したメモが添付されます。

・タイトル　ex.［社内］営業会議
・日時
・ゲストを追加
・会議メモを作成

なお、社外とweb会議を行う際は、以下の手順で簡単に会議用URLの送付が出来ます。

・「会議情報をコピー」をクリック
・メール本文にコピー＆ペーストでURLを記載する

会議の準備は以上で完了です。

Web会議の進め方

先程カレンダーに添付した「会議メモ」に会議の参加者全員でリアルタイムに書き込みます。Web会議中の発言者は議事録を書くことが難しいため、発言者以外のメンバーにて共同で議事録を編集します。

Web会議終了後は作成した議事録をお知らせしたいメンバーに共有します。例えば欠席してしまったメンバーに共有することで簡単に情報共有が可能です。

議事録を開き、「共有」ボタンをクリックし、共有したいメンバーを追加します。

Googleドキュメントにはメンション機能があり、ドキュメント内で「@ + ユーザー名」で特定のユーザーへコメントすることができます。

メンション機能を利用することで、わざわざメールやチャットなどを使って連絡する必要がなく、業務効率化とコミュニケーション円滑化に繋がります。