G-gen の横澤です。本記事では、Google Workspace の標準機能である Google カレンダーと Google ToDo リストの概要、および連携による業務効率向上のための設定方法や利用例を解説します。

Google カレンダー

Google カレンダーとは

Google カレンダーは、Google が提供するオンラインカレンダーサービスです。個人の予定管理に加え、チームメンバーとのスケジュール共有、会議の招待、Google Meet を使用したビデオ会議へのアクセスなど、多岐にわたる機能を備えています。

Google カレンダーには、以下の特徴があります。

クラウドベースでのアクセス
直感的なインターフェースによる容易な予定作成・編集
他のユーザーとのカレンダー共有による円滑な予定調整
予定前のリマインダー通知による意図しない予定の見逃し防止
Gmail、Google Meet など、他の Google サービスとのシームレスな連携
参考 : カレンダーでできること

活用術 1 : 業務時間と勤務場所の設定

Google カレンダーには、単に予定を登録するだけでなく、より効率的にスケジュールを管理するための機能があります。その一つが「業務時間と勤務場所」の設定です。

設定手順

Google カレンダーを開き、画面右上の設定アイコン（歯車マーク）から「設定」を選択します。次に、左側のメニューから「全般」セクション内の「業務時間と勤務場所」をクリックし、「業務時間を有効にする」のチェックボックスをオンにして各曜日の勤務時間を設定します。必要に応じて、日ごとの勤務場所（例 : オフィス、自宅、出張先）も設定できます。

メリット

設定を実施することにより業務時間外に会議が提案された場合、予定を作成するユーザーにその旨が通知されるため、自身の勤務時間外や外出中での会議設定を効果的に回避できます。

次に、どのように働いているか社員の勤務環境を可視化することもできます。昨今、オフィス勤務だけでなく自宅でのリモートワークやサテライトオフィス、コワーキングスペースなどハイブリッドな形式で業務をすることも多いかもしれません。そのような環境でチームメンバーや関係者に対し、現在の働き方（例 : オフィス勤務、リモートワーク）を知らせることができます。

Web会議で参加するのか、もしくはオフィスでオフライン形式で会議に参加できるのかをカレンダー上に表記することで、会議や共同作業も簡単にスケジュールを調整できます。

参考 : Google カレンダーで業務時間と業務場所を設定する

活用術 2 : 業務時間分析

自身の業務で何にどれくらい時間がかかっているのかを把握したい場合、Google カレンダーの「時間の分析情報」機能が有効です。この機能により、時間の使い方を分析できます。「時間の分析情報」では、主に、週単位や月単位で会議に費やした時間、頻繁に会議を行う相手や会議が多い曜日・時間帯といった会議の傾向、会議が予定されていない時間などを分析できます。

手順

Google カレンダーの左側パネルにある「時間の分析情報」をクリックし、表示されたダッシュボードで時間の内訳や会議の傾向などを確認します。

ラベルの活用

より詳細な分析には、カレンダーの予定に「ラベル」を付与することを推奨します。例えば、「プロジェクトA」「資料作成」「顧客対応」といったラベルを作成し、各予定に割り当てることで、それぞれの活動に費やした時間を具体的に把握できます。

参考 : 会議に割いた時間を確認する

Google ToDo リスト

Google ToDo リストとは

Google ToDo リストは、シンプルで直感的なタスク管理ツールです。Gmail や Google カレンダーのサイドパネルからアクセスでき、タスクの作成、ステータス管理、期日設定が可能です。また、Google カレンダー上の切り替えボタンを押すことで全画面で Todo リストを確認することができます。