Google WorkspaceでGoogle Group(共同タスク)を利用したタスク管理

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みなさんこんにちは。G-genの鈴木ことすずたつです。
みなさまの会社や、コミュニティではタスク管理をどのように行っていますでしょうか? 人によってはなにか独自のソフトウェア/クラウドサービスを導入して管理してる人もいるかと思います。

しかし!Google Workspaceにはすでにその機能があるので、今回はそちらを解説してゆきましょう。 この機能を利用することで、例えばお客様サポートであったり、社内のプロジェクトのタスク管理など、忘れやすいタスクを管理可能!

共同タスクとは?

まずはじめに、共同タスクに関して簡単に説明しますと、以下のようにメーリングリストで受信したメールを、メールとして処理するのではなく、一つのタスクとして受信する機能です。 受信したタスクは、メンバーによって各個人に割り当てることが可能で、そのタスクの進捗管理することでぬけもれを防止することができる機能です。 本機能はGoogle Groupの機能を応用したものになります。Google Groupというのは以下のように一言でいうとメーリングリストのようなものです。

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Google Groupとは

共同タスクの利用方法

実際に共同タスクを利用する場合、初期設定が必要になります。以下のグループ設定から「追加の Google グループの機能を有効にする」で共同トレイを有効にしましょう。 ついでにそのすぐ下にある共有ラベルも有効にしておくと便利ですので、このタイミングでONにしてしまいましょう。

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共同タスクの設定方法(1)

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共同タスクの設定方法(2)

たったこれだけで共同タスクの設定方法は終わりです。

共同タスクの実際の利用

それでは早速利用していきましょう! 大まかな作業としては以下になります。 ・作業を割り当てる ・作業をラベルで管理する ・作業を完了させる

その前に、ではどうやったらこのグループに作業として追加できるのか? それは簡単!このグループにメールを送信するだけです。今回の場合はtask-mgmt@suzutatsu.onlineをメールアドレスに指定してますので、ここにメールを送信することで新しいタスクが追加されます。 これを応用することで例えばお客様からのご質問やサポートなど、きっちりとタスクとして管理可能なため、ぬけもれ防止に繋がり、ひいてはお客様の信頼獲得へ!

作業を割り当てる

まずはじめに受信したタスクに関して担当を割り当ててみましょう。 以下のようにタスクをクリックし、右上のアイコンより担当者を指名することが可能です。 これでタスクが個人に割り当てられました。

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タスクの割り当て

作業をラベルで管理する

タスクが多くなってきたときに、重要度で管理したり、どの部門で対応すべき事項かなど、様々なラベルが必要になる場合があるかと思います。 その場合に役に立つのが最初に有効化しておいた共有ラベルになります。こちらを利用することで各タスクが一目瞭然! 今回は緊急対応が必要という想定で設定してみましょう。

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共有ラベルの設定(1)

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共有ラベルの設定(2)

以下のように緊急対応が必要だということが一目瞭然ですね。

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共有ラベルの設定(3)

作業を完了させる

受領したタスクの実施事項を完了したときにタスクの状態を完了にし、もう何もすることがないことを明らかにしましょう。 また、このときに共有ラベルを対応済み。などにしておくとよりわかりやすいですね。

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タスクの完了(1)

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タスクの完了(2)

これで共同タスクの一連の利用方法の解説は終わりになります。思ったよりも簡単だったのではないでしょうか? Google Workspaceにはこのように実は簡単に使えるのだけども知られてない機能が沢山あります。 弊社ではGoogle Workspaceの使い方からサポートさせていただきますので、お気軽にお声がけください!

Google Cloud(旧GCP) / Google Workspace導入に関するお問い合わせ

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ビジネス推進部 部長

基本、なんでも屋。主にビジネスの立ち上げや仕組みづくりが好き

日々、努力。日々、楽しむことを大事に。