G-gen の荒井です。当記事では Google Workspace のアプリケーションのみ使用してお問い合わせフォームを作成する方法をご紹介します。

はじめに

ご紹介すること

当記事では問い合わせ対応システムで使用する Google グループの作成や設定方法をご紹介します。

Google グループを使うことで、複数人で1つのメールアドレス（代表メールアドレスや問い合わせ用メールアドレスなど）を運用することができます。

記事の構成

問い合わせ対応システムの開発方法は、以下の通り、連載記事としてご紹介します。記事を順に確認することで、問い合わせ対応システムが完成します。

No	タイトルとリンク
1	Google Workspace で問い合わせ対応システムを作成する方法 #1 (システム概要)
2	※ 当記事 Google Workspace で問い合わせ対応システムを作成する方法 #2 (Google グループ設定)
3	Google Workspace で問い合わせ対応システムを作成する方法 #3 (Google フォーム設定)
4	Google Workspace で問い合わせ対応システムを作成する方法 #4 (Google App Script 設定)
5	Google Workspace で問い合わせ対応システムを作成する方法 #5 (業務フロー解説)
6	※ 準備中 Google Workspace で問い合わせ対応システムを作成する方法 #6 (機能拡張案)

設定作業概要

Google グループ作成

Google グループを作成します。

Google グループは、グループアドレスとして機能します。Google グループにメンバーの追加やアクセス設定などを行うことで、チームの全員がメールを受信できるようになります。

Google グループ設定

Google グループで次の機能を有効にし、複数人での運用が円滑にできるようにします。

共同トレイの有効化
ラベル機能の有効化
メールの from アドレスのデフォルトをグループアドレスに設定

グループアドレスを送信元とする設定

今回開発する仕組みでは、問い合わせ対応システム側から送信するメールの「from」がグループアドレスとなるように設定します。from が個人のメールアドレスになってしまうと、次の返信でお客様が個人アドレスにメールを送信してしまうケースも発生し、やりとりをチームで確認することが難しくなってしまうためです。

そのため個人アドレスからメールを送信した場合でも、送信元をグループアドレスとする設定を行います。これにより Google Apps Script（GAS）を使用して個人アドレスからメールを送信する際でも、送信元をグループアドレスとすることが可能です。GAS の設定は #4 の記事で行います。

設定1 : Google グループ作成

管理コンソールにログインし、グループ設定画面から「グループを作成」をクリックします。

グループの詳細画面でグループの情報を入力します。

設定項目	設定内容	区分
グループ名	グループの表示名、識別しやすい名称を設定	必須
グループのメールアドレス	グループのメールアドレス、お客様がわかりやすいメールアドレスを設定	必須
グループの説明	グループの用途などを入力	任意
グループのオーナー	グループのオーナーを設定	任意
ラベル (メーリング)	有効	強制
ラベル (セキュリティ)	無効 (運用に必要であれば有効化)	任意

アクセスタイプを設定します。今回は組織外の方からメールを受診できるグループとしたいため「投稿できるユーザー」は必ず外部で設定します。それ以外の項目は任意で設定を行います。
参考 : メンバーとコンテンツを管理する権限を設定する - Google Workspace ラーニングセンター

セキュリティ設定は、設定を行わなくても問題ありません。
参考 : 動的グループを使用してメンバーを自動的に管理する - Google Workspace 管理者ヘルプ

[完了] ボタンが表示されますが、そのままメンバーの追加画面へ繊維したいため [(グループ名) へのメンバーの追加] をクリックします。（本画面が表示されれば、グループの作成は完了しています）

[メンバーを追加] をクリックします。

グループに追加したいメンバー（問い合わせ対応を行うメンバー）を検索し [グループに追加] をクリックします。
参考 : グループメンバーを追加、管理する - Google Workspace 管理者ヘルプ

設定2 : Google グループ設定

グループの詳細設定を行います。

グループ設定画面から、作成したグループの [登録] が「メッセージごとにメール」になっているか確認します。
※ 「メッセージごとにメール」になっていない場合、新規問い合わせ時にメール通知が発生しない場合があります。

グループ名をクリックして、グループを展開します。

[人脈 > メンバー] の [登録] が「メッセージごとにメール」になっているか確認します。
※ 「メッセージごとにメール」になっていない場合、新規問い合わせ時にメール通知が発生しない場合があります。

[グループ設定] で以下の設定を行います。
下記記載項目以外は、参考ドキュメントを確認し運用に沿った設定をします。

設定項目	パラメータ	説明
追加の Google グループの機能を有効にする	共同トレイ : 有効	グループ内の会話 (スレッド) に担当者を割り当てられる
共有ラベル	このグループで共有ラベルを有効にする : 有効	グループ内の会話 (スレッド) にラベルを付与できる
メタデータを管理できるユーザー	グループメンバー	共同トレイ機能を使用できるユーザーを設定
グループとして投稿できるユーザー	グループメンバー	グループアドレスで送信できるユーザーを設定
デフォルトの差出人	グループアドレス	グループから送信されるメールアドレス (from) の初期値