みなさんこんにちは。G-genの鈴木ことすずたつです。
みなさまの会社や、コミュニティではタスク管理をどのように行っていますでしょうか？
前回は 共同タスクを利用したタスク管理 を紹介しました。 共同タスクの利用は、主にお客様とのやり取りが必要な場合、つまりGoogle Workspaceを利用していない、もしくは別の組織の方々とのやり取りが必要な場合に本領を発揮します。
では、組織内の方々とタスク管理する場合はなにかないものでしょうか？
そこで今回はGoogle Keepを利用したタスク管理について説明していきたいと思います。
Google Keepとは
Google Keepとは、Google Workspace(旧 G Suite)に無料で含まれている多機能メモアプリケーションになります。携帯用のアプリケーションも提供されていますので、外出先からなにか忘れてはいけないことをメモしたりすることができます。
では今回はそんなGoogle Keepを利用して組織のメンバーとタスク管理する方法を紹介いたします。しかも、はやりの看板管理で。
Google Keepの基本操作
はじめに、Google Keepの基本操作をみていきましょう。初期画面は、以下のような画面になります。
画面中央の左から以下のようなイメージなります。
・単純なリスト
・ホワイトボードのような描画入り
・写真入り
それでは次の項目より以下を説明いたします。
・タスクを識別するラベルの作成
・色の変更とリマインダーの設定
・担当者の割り当て
・Google カレンダーとの連携
ラベルの作成
でははじめに準備として、タスクをわかりやすく識別するために、左側のペインのラベルの編集よりラベルを作成していきましょう。 今回は「新規開発プロジェクト」というラベルを作成してみます。
すると、上記画像のようにいままであったタスクがなくなりました。これは最初に作成した3つのタスクに「新規開発プロジェクト」といラベルが貼られていないためです。 このように、ラベルを使ってプロジェクトごと、業務種別ごと。など、さまざまな角度からタスクをグルーピングすることができます。
色の変更とリマインダーの設定
すべてのタスクが白だと、わかりにくいですよね。そんなときは各看板のパレットの絵をクリックして、以下のように色を変えてみましょう。
また、各タスクに対してリマインダーを設定することも可能です。以下のように、ベルのマークからリマインドを設定してみましょう。
このように設定することで、各タスクを一覧でみることができ。かつ、納期管理もできるようになりました。
担当者の割り当て
実際のプロジェクトとなると、一人で進めることはあまりないかと思います。他のメンバーとタスクを共有しながら進めることが一般的です。 その場合には各タスクに担当者を割り当ててみましょう。
以下のように人のマークから組織内の別のメンバーを割り当てることが可能です。
これで他のメンバーとタスクを共有することができました。
Googleカレンダーとの連携
Google Workspaceは様々な機能が自動的に連携しています。そのため何もせずとも他のアプリケーションで状況を確認することが可能です。
では実際にGoogleカレンダーからタスクを見る方法を説明いたします。
それは簡単。以下のようにGoogleカレンダーのマイカレンダーより「リマインダー」を選択することでタスクで設定したリマインドの日に表示することが可能です。
とっても簡単ですね。全体的に管理すると以下のようなイメージになります。
このように、Google Keepをうまく利用することでタスクを看板管理することが可能になります。ぜひ、ご利用ください！
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鈴木 達文 (記事一覧)
執行役員 COO ビジネス推進部 部長
基本、なんでも屋。主にビジネスの立ち上げや仕組みづくりが好き
日々、努力。日々、楽しむことを大事に
Professional Cloud Architect / Professional Workspace Administratorのみ保持していますがそろそろ失効してしまいそうな予感。
